Авансовый отчет — отчет, составляемый работником, о расходовании полученных им от организации денежных средств (подотчетных средств), для выполнения задания этой организации.
Комментарий
Авансовый отчет — это отчет, составляемый работником, о расходовании полученных им от организации денежных средств (подотчетных средств), для выполнения задания этой организации.
Организация выдает работникам денежные средства при отправлении их в командировку или для приобретения товаров, работ, услуг для организации. Такие выданные средства называются подотчетными средствами и, как правило, выдаются авансом (то есть до того, как физическое лицо оплачивает расходы). О расходовании полученных подотчетных средств работник составляет авансовый отчет. Если сумма полученных подотчетных средств превышает расходы работника, то остаток он возвращает организации. Если же сумма полученных подотчетных средств меньше расходов работника, то организация оплачивает работнику возникшую разницу.
Форма авансового отчета (АО-1 "Авансовый отчет") установлена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55.
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У устанавливает правило (п. 6.3.):
"Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем."
Авансовый отчет по камандировкам
Работник, направляемый в служебную командировку, по возвращении из нее должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отразить понесенные расходы и суточные. Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 рабочих дней.
Так, пункт 26 Постановления об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) определяет:
"Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой".
Дата утверждения авансового отчета (отчет утверждает руководитель) играет особую роль в налогообложении. С этой датой Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) связывает определенные налоговые последствия.
По налогу на прибыль организаций, установлено правило, что датой признания расходов на командировки, на представительские расходы, на иные подобные расходы является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
По НДФЛ установлено правило — дата фактического получения дохода работником (в виде суточных) определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Рубрики:
Советуем прочитать
- Выдача денег под отчет
- Выдача организацией денежных средств работнику на определенные цели, с условием предоставления отчета о произведенных расходах.
- Служебная командировка
- Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
- Суточные
- Компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время служебной командировки.