Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.
Комментарий
Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:
"расходы на командировки, в частности на:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;"
Дата признания командировочных расходов
Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Пример
Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.
Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.
Суточные
Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.
Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.
По налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.
Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Суточные не облагаются выплатами на страхование от несчастных случаев (взносы на травматизм) в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Для взносов на травматизм норматива для обложения не установлено.
Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Пример
Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.
По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.
1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 – 700) * 5.
1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.
Дата получения дохода работником по НДФЛ
Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.
Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.
Пример
Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.
Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).
Документальное оформление командировок
Командировочные расходы могут подтверждаться документами:
— подтверждающими решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника);
— первичными документами, подтверждающими расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.);
— отчетом о выполненном задании в произвольной форме.
Рубрики:
Советуем прочитать
Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?
Как подтвердить дату начала и окончания командировки?
- Служебная командировка
- Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
- Средняя заработная плата (Средний заработок)
- Сумма среднего заработка, рассчитываемая на основании статьи 139 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Суточные
- Компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время служебной командировки.
Минфин: сумма уплаченного туристического налога, по направленным в командировку работникам, учитывается в составе командировочных расходов. >
Министерство финансов Российской Федерации (Минфин РФ) разъяснило, что сумма уплаченного туристического налога, по направленным в командировку работникам, учитывается в составе командировочных расходов для налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 07.10.2024 N 03-03-06/1/96816).
С 2025 года вводится туристический налог. Разъяснение несомненно выгодно налогоплательщикам, так как в п. 4 ст. 270 НК РФ указано, что не признаются расходом "суммы туристического налога". В связи с этим, появились опасения, что уплаченный организацией туристический налог, в составе командировочных расходов работников, не учитывается для налога на прибыль организаций.
Минфин: оплата командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов облагается НДФЛ? >
Министерство финансов Российской Федерации (Минфин РФ) разъяснило, что оплата командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов в аэропортах и железнодорожных вокзалах облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) (Письмо Минфина России от 18.08.2023 N 03-04-05/78036).
Минфин разъяснил вопросы НДФЛ, если работник вернулся из командировки позже срока >
Министерство финансов Российской Федерации (Минфин РФ) разъяснило в Письме Минфина РФ от 05.10.2022 N 03-04-05/96040 вопросы налогообложения сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой окончания командировки.
Ведомство отметило:
В случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования, то стоимость проезда подлежит обложению НДФЛ.
Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы, не приведет к возникновению у него экономической выгоды.