Учет ГСМ (в бухгалтерском и налоговом учете)

Учет ГСМ (в бухгалтерском и налоговом учете)Горюче-смазочные материалы (ГСМ) признаются расходами в бухгалтерском и налоговом учете, с учетом особенностей, установленных законодательством.

Комментарий

Затраты на топливо и иные ГСМ для автомобильного транспорта, используемого для деятельности, направленной на получение доходов, признаются расходами.

Так, по налогу на прибыль организаций пп. 1 п. 1 ст. 264 Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) определяет, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

В случае применения упрощенной системы налогообложения (УСН) затраты на топливо также признаются расходами. Так, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ определяет: при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта.

Нормы расхода топлива

Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" определены нормы расхода топлив для различных видов автомобилей.

НК РФ не требует нормировать расходы на топливо для налогообложения. Это подтверждает и Минфин РФ в своих разъяснениях (Письма Минфина РФ от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097). В то же время, Минфин и налоговики рекомендуют придерживаться установленных Минтрансом норм. Логика здесь следующая - если Ваш расход превышает нормы, то это может означать, что часть топлива, например, воруется. Поэтому наиболее безопасный путь - придерживаться установленных нормативов в налоговом учете.

Но, на самом деле, такого требования нет в законодательстве. Если Вы готовы к спору, то можно учитывать расходы на ГСМ исходя из фактически сложившихся сумм.

Для целей внутреннего контроля водителей рекомендуется сравнивать фактические нормы расхода топлива с установленными Минтрансом России.

Возможет и еще один путь - разработка собственных норм расхода топлива, путем фактического замера расхода топлива.

Путевые листы

Налогоплательщик, использующий автомобили, должен организовать оформление путевых листов (см. Путевой лист). Ведение путевых листов обязательно только для транспортных организаций. Остальные организации формально не обязаны вести путевые листы. Но, налогоплательщик должен иметь доказательства того, что автомобиль использовался в производственных целях, а, к примеру, не для личных целей некоторых сотрудников. Применение путевых листов позволяет решить эту задачу.

Вместо использования путевых листов налогоплательщик вправе использовать иные документы, подтверждающие использование автомобиля для производственных целей.  В письме Минфина РФ от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 сообщается, что при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Именно в путевых листах содержится информация о датах и деталях маршрута. Эта информация подтверждает, что автомобили используются для деятельности, направленной на получение доходов.

Отсутствие путевых листов может привести к тому, что налоговые органы поставят под сомнение, что расходы на топливо произведены в связи с деятельностью, направленной на получение дохода. Причем, суды, не редко, соглашаются с налоговиками (Постановление АС Северо-кавказского округа от 25.09.2015 № А53-24671/2014, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 28.11.2014 по делу N А74-385/2014, Определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 по делу N А55-23291/2012, Постановление ФАС Поволжского округа от 21.03.2013 по делу N А55-14373/2012).

Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Применение утвержденной формы обязательно для транспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою, упрощенную форму путевого листа, утвердить ее в составе учетной политики и использовать.

Бухгалтерский учет ГСМ

ГСМ является разновидностью материалов и учитываются на бухгалтерском счете 10 "Материалы". Приобретение ГСМ через подотчетных лиц (например, водителей), отражается в учете:

Д 10 К 71

Приобретение ГСМ по топливным картам или по талонам отражается в учете:

Д 10 К 60

Сумма расходов на ГСМ определяется на основании путевых листов или данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств.

Для списания расходов на ГСМ рекомендуется оформлять акт списания ГСМ, в котором отражается объем и сумма израсходованного топлива.

 

Решение «Учет расходов на топливо для легковых автомобилей по фактическим расходам»

Мною разработано решение, которое содержит комплект всех необходимых первичных документов, с разъяснением порядка их заполнения, образцами заполненных документов, обосновывающий расходы на топливо.

Решение предназначено для налогоплательщиков, которые используют собственные или арендованные легковые автомобили, в своей деятельности и учитывают расходы топлива не по нормативам, а по фактическим затратам.

Решение позволяет:

Существенно снизить риски возникновения споров с налоговой

Организовать учет топлива с минимальными трудозатратами

Дополнительно

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) - топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Путевой лист - первичный документ по учету работы автотранспорта.

Внешние ссылки

Словари:

Словарь

Налоговый словарь

Словарь бухучета

Юридический словарь

Словарь инвестора