Выдача денег под отчет – выдача организацией денежных средств работнику на определенные цели, с условием предоставления отчета о произведенных расходах.
Комментарий
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем или в течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки, представить работодателю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Подотчетные средства могут выдаваться, к примеру, на следующие цели:
— для приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) в интересах организации;
— на командировочные расходы работнику, направленному в служебную командировку;
— на представительские расходы работнику, назначенному ответственным лицом для проведения деловой встречи (мероприятия).
Порядок выдачи денег под отчет регулируется пунктом 6.3. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Так, установлены следующие основные правила:
Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 должен оформляться согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Распорядительный документ юридического лица, индивидуального предпринимателя допускается оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием фамилии (фамилий) и инициалов, суммы (сумм) наличных денег и срока (сроков), на который они выдаются.
Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Работник, направляемый в служебную командировку, по возвращении из нее должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, в котором отразить понесенные расходы и суточные. Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 рабочих дней.
Так, пункт 23 "Положения об особенностях направления работников в служебные командировки", утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 N 501 определяет:
"Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.".
На что обратить внимание при выдаче средств под отчет
Если работник должен от имени организации выполнить определенные действия (получить или передать товар, осуществить деннежные расчеты и т.д.), то следует выдать ему доверенность на совершение таких сделок. Иначе он не сможет выполнить эти действия.
Работник должен получить первичные документы, подтверждающие расходы (кассовые и товарные чеки, накладные). Работник должен визуально проверить полученные документы на наличие подписей ответственных лиц, заполнения сумм, количества и т.д. Иначе, сумма расходов работника не будет подтверждена и организация не сможет принять такие первичные документы. Лучше проинструктировать работника какие первичные документы он должен получить и объяснить наиболее важные реквизиты этих документов.
Работник должен получить от контрагентов документы оформленные в пользу своей организации, а не на свое имя. Иначе такие расходы организация не сможет отнести на расходы.
Рекомендуется сделать памятку работникам, получающим средства под отчет и выдавать эту памятку каждому, кто получает такие средства.
Можно ли перечислить подотчетные средства работнику на его личную карту?
Да, работодатель вправе перечислить подотчетные средства работнику на его личную банковскую карту (например, зарплатную).
Так, Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288 разъясняет:
Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц — сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов (письмо Минфина России N 02-03-10/37209 и Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
...
Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
Схожий вывод в Письме Минфина России от 21.07.2017 N 09-01-07/46781.
Бухгалтерский учет и налогообложение подотчетных сумм
Подотчетные средства являются, как бы, выданными целевыми средствами. Когда работник отчитается за выданные средства, его задолженность будет списана.
Выдача денег под отчет отражается в учете на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример
Работник получил из кассы под отчет 50 000 рублей для приобретения материалов.
Эта операция отражается в учете:
50 000 Д 71 К 50 — получены средства под отчет
Работник приобрел материалы на сумму 40 000 рублей, 1 тыс. рублей потратил на услуги транспортной компании. Работник представил в бухгалтерию подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.
Эти операции отражаются в учете:
40 000 Д 10 К 71 — отражены полученные материалы (на основании авансового отчета и первичных документов)
1 000 Д 20 (10, 44) К 71 — отражены расходы на доставку материалов (на основании авансового отчета и первичных документов)
9 000 Д 50 К 71 — работник вернул 9 000 рублей в кассу организации
Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Подотчетные средства могут облагаться налогами (НДФЛ, страховые взносы) только если работник не отчитался по полученным им средствам. На это указывают:
— Письмо Минфина РФ от 14.08.2025 N 03-03-06/1/79115;
— Письмо ФНС от 23.07.2021 N ЗГ-2-2/1090@
— Письмо Минфина от 16.12.2019 N 03-04-06/98341
— Письмо Минфина от 01.02.2018 N 03-04-06/5808
Встречаются примеры в судебной практике, когда налоговики доначисляют НДФЛ, страховые взносы с невозвращенных подотчетных сумм:
— Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011;
— Постановление АС ВВО от 23.01.2018 N Ф01-6071/2017 по делу N А82-10407/2015;
— Постановление АС ЗСО от 17.12.2019 N Ф04-5799/2019 по делу № А81-9588/2018.
Рубрики:
Советуем прочитать
- Авансовый отчет
- Отчет, составляемый работником, о расходовании полученных им от организации денежных средств (подотчетных средств), для выполнения задания этой организации.
- Представительские расходы
- Расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
- Служебная командировка
- Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.