Выдача денег под отчет

Выдача денег под отчет – выдача организацией денежных средств работнику на определенные цели, с условием предоставления отчета о произведенных расходах.

Комментарий

Выдача денег под отчет - это выдача организацией денежных средств работнику на определенные цели, с условием предоставления отчета о произведенных расходах.

Порядок выдачи денег под отчет регулируется пунктом 6.3. Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Так, установлены следующие основные правила:

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

На что обратить внимание при выдаче средств под отчет

Если работник должен от имени организации выполнить определенные действия (получить или передать товар, осуществить деннежные расчеты и т.д.), то следует выдать ему доверенность на совершение таких сделок. Иначе он не сможет выполнить эти действия.

Работник должен получить первичные документы, подтверждающие расходы (кассовые и товарные чеки, накладные). Работник должен визуально проверить полученные документы на наличие подписей ответственных лиц, заполнения сумм, количества и т.д. Иначе, сумма расходов работника не будет подтверждена и организация не сможет принять такие первичные документы. Лучше проинструктировать работника какие первичные документы он должен получить и объяснить наиболее важные реквизиты этих документов.

Работник должен получить от контрагентов документы оформленные в пользу своей организации, а не на свое имя. Иначе такие расходы организация не сможет отнести на расходы.

Рекомендуется сделать памятку работникам, получающим средства под отчет и выдавать эту памятку каждому, кто получает такие средства.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

Подотчетные средства являются как бы выданными целевыми средствами. Когда работник отчитается за выданные средства, его задолженность будет списана. Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Подотчетные средства могут облагаться налогами (НДФЛ, страховые взносы) только если работник не отчитался по полученным им средствам.

Выдача денег под отчет отражается в учете на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Пример

Работник получил под отчет 50 000 рублей для приобретения материалов. Работник приобрел материалы на сумму 40 000 рублей, 1 тыс. рублей потратил на услуги транспортной компании. Работник представил в бухгалтерию подтверждающие документы вместе с авансовым отчетом.

50 000 Д 71 К 50 - получены средства под отчет

40 000 Д 10 К 71 - отражены полученные материалы (на основании авансового отчета и первичных документов)

1 000 Д 20 (10, 44) К 71 - отражены расходы на доставку материалов (на основании авансового отчета и первичных документов)

9 000 Д 50 К 71 - работник вернул 9 000 рублей в кассу ораганизации

Дополнительно

71 "Расчеты с подотчетными лицами"

- отчет, составляемый работником, о расходовании полученных им от организации денежных средств (подотчетных средств), для выполнения задания этой организации.

Словари:

Словарь

Налоговый словарь

Словарь бухучета

Юридический словарь

Словарь инвестора