Электронный документооборот (ЭДО) — механизм по работе с документами, представленными в электронном виде.
"Методические рекомендации по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации" (утв. ФНС России) разъясняют:
3.1. Что такое электронный документооборот (ЭДО)?
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации, в том числе в сети Интернет.
Электронный документооборот может быть осуществлен с применением электронной подписи.
3.2. Для кого нужен ЭДО?
Вместо того, чтобы писать от руки или распечатывать документы на принтере, можно отправить документ с компьютера или даже смартфона нужному адресату. Электронный документооборот обеспечивает основные операции работы с документами — их создание, безопасную доставку, хранение и быстрый поиск,
Основные операции с документами в ЭДО:
— создание документа;
— подписание документа;
— отправка документа контрагенту;
— прием документа от контрагента;
— обеспечение безопасности передачи документов;
— хранение документов;
— быстрый поиск документов.
3.2.1. ЭДО для граждан
С помощью ЭДО физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты, не выходя из дома.
При этом возможно использовать различные сервисы для осуществления электронного документооборота, хранить документы в электронном виде в предусмотренном законодательством случаях, например, свои трудовые книжки.
Гражданин как физическое лицо может использовать ЭДО:
— при получении государственных услуг и сервисов;
— при взаимодействии с работодателем (кадровый электронный документооборот);
— при взаимодействии с государственными органами и коммерческими организациями (направление обращений, получение банковских, страховых, образовательных и других услуг).
Гражданин как ИП или самозанятый может использовать ЭДО:
— при получении государственных мер поддержки;
— при взаимодействии с контрагентами;
— при взаимодействии с государственными органами;
— при подаче налоговой и иной отчетности;
— при оформлении сопроводительных документов для товаров;
— для контроля прослеживаемости товаров;
— при участии в закупочных процедурах в электронном виде.
3.2.2. ЭДО для бизнеса
Для организаций применение электронного документооборота позволяет сократить издержки, связанные с созданием, обработкой и пересылкой документов.
Применение электронного документооборота возможно во взаимоотношениях с государственными органами, с другими организациями и физическими лицами, и внутри организаций.
3.2.3. ЭДО для государства
Применение электронного документооборота государственными органами позволяет сократить сроки предоставления государственных услуг, обмениваться документами между органами власти различных уровней, в том числе с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).
Предоставление отчетности от организаций в форме стандартизированных электронных документов позволяет своевременно формировать статистическую и аналитическую информацию о выполнении требований законодательства, об экономическом состоянии хозяйствующих субъектов.
Кроме того, на базе электронных документов государственные и уполномоченные органы реализуют функции мониторинга и контроля. Например, 171 ФЗ установлена недопустимость оборота алкогольной продукции, сведения о которой не зафиксированы в ЕГАИС, исполнение этого требования реализуется через ЭДО.
ЭДО позволяет повысить эффективность процессов государственного управления и качества информационно-аналитического обеспечения за счет автоматизации работы со структурированными данными для поддержки и ускорения принятия государственных решений.
ЭДО используется:
— при предоставлении государственных услуг;
— при реализации государственных функций;
— при ведении служебной переписки.
3.3. Преимущества и специфика внедрения ЭДО
Электронный документооборот позволяет:
— Ускорить процессы взаимодействия, в том числе производственные и бизнес-процессы.
Электронный документооборот позволяет оптимизировать текущие процессы. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы с документами практически не меняется.
— Обеспечить юридическую силу документов.
Документы, подписанные электронной подписью, признаются как равнозначные подписанным на бумаге собственноручной подписью.
— Видеть статус доставки и обработки документа.
Сервисы электронного документооборота позволяют видеть, в каком состоянии сейчас находится электронный документ — кто его и когда согласовал, и у кого он находится в данный момент времени.
— Снизить риски потери документа либо его порчи.
В отличие от бумажного, системы пересылки и хранения электронных документов, как правило, более защищены.
— Увеличить скорость обработки документов
За счет применения автоматизированных информационных систем, возможна массовая обработка документов в короткие сроки.
— Повысить безопасность документооборота
Электронный документ, подписанный электронной подписью, создается с применением криптографических методов защиты информации, поэтому подделать его невозможно.
— Сократить затраты на хранение документов.
В отличии от бумажных документов, электронные документы не требуют отдельных помещений для организации бумажного архива, и могут храниться в электронном виде, в случаях, не противоречащих законодательству.
Основные преимущества перехода на электронный документооборот:
— снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;
— сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;
— повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);
— повышение оперативности получения информации, сокращение времени, затрачиваемого на согласование и принятие решений, а также на доведение решения до исполнителей;
— повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;
— повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины,
появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;
— повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;
— снижение затрат на хранение архивной документации
— снижение затрат на канцелярские расходы;
— сокращение экологических последствий;
— иные эффекты от внедрения и развития ЭДО.
При внедрении ЭДО следует не забывать о специфике этого процесса:
— Затраты на внедрение систем электронного документооборота.
Эти затраты включают приобретение и разворачивание информационных систем и интеграцию с уже существующими в организации. Эти расходы будут компенсированы в будущем после перехода на ЭДО.
— Затраты на обучение сотрудников.
В случае внедрения различных систем электронного документооборота, необходимо ознакомиться с их функциональностью и особенностями применения.
— Согласование с другой стороной о применении электронного документооборота.
— Необходимо сообщить другой стороне, что документы будут оформлены в электронном виде. Если у организации есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, то ей придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может частично усложнить рабочие процессы.
— Риск потери информации при программных сбоях или неполадках сервиса оператора ЭДО.
Это маловероятный риск, поскольку операторы ЭДО ответственно заботятся о сохранности данных и хранят несколько копий.
4. Направления организации электронного документооборота и его участники
4.1. Межведомственный ЭДО
Межведомственное электронное взаимодействие реализуется в рамках:
1. Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
2. Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Организатором межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России).
МЭДО представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота, что в свою очередь подразумевает обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота, в том числе:
а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
б) получение информации о ходе рассмотрения участниками межведомственного электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
д) осуществление участниками межведомственного электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме;
е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;
ж) направление и получение иных документов, передаваемых при взаимодействии участников межведомственного электронного документооборота в электронной форме.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота.
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494. В рамках правил были определены основные понятия: транспортный контейнер, квитанции, уведомления, требования к типам файлов и описан основной процесс взаимодействия.
Реализация поддержки обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, в системах электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного информационного взаимодействия, была введена в действие в соответствии с требованиями приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 186/258 от 27 мая 2015 г. "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде". Методические рекомендации разработаны в рамках реализации мероприятий плана-графика работ по обеспечению соответствия ведомственных систем электронного документооборота требованиям Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия.
Версии МЭДО (ключевые вехи — версии 2.2, 2.5 и 2.7) развивались и дополнялись новыми возможностями, при этом сохраняя для участников выбранный ими вариант версии.
Ключевая и окончательная версия МЭДО на текущий момент — 2.7.1, введенная в действие совместным приказом Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233, которая немного расширяла возможности версии 2.7, но основное — прекращала варианты использования различных версий МЭДО для документооборота и закрепляла единственный.
Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации:
— является государственным заказчиком и оператором единой системы межведомственного электронного взаимодействия;
— осуществляет координацию деятельности по подключению к единой системе межведомственного электронного взаимодействия;
— обеспечивает эксплуатацию единой системы межведомственного электронного взаимодействия;
— устанавливает технические требования к взаимодействию информационных систем в единой системе межведомственного электронного взаимодействия.
СМЭВ предназначена для решения следующих задач:
— обеспечение исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме;
— обеспечение предоставления в электронной форме государственных и муниципальных услуг, а также документов (сведений), размещенных в государственных информационных системах и иных информационных системах, в том числе с использованием ЕПГУ;
— обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме между органами и организациями;
— обеспечение информационного взаимодействия в электронной форме между государственными органами, органами местного самоуправления, Центральным банком Российской Федерации, банками, иными кредитными организациями, некредитными финансовыми организациями, которые осуществляют указанные в части первой статьи 76.1 Федерального закона "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" виды деятельности, субъектами национальной платежной системы, лицами, оказывающими профессиональные услуги на финансовом рынке, иными организациями, индивидуальными предпринимателями, нотариусами и оператором единой биометрической системы в соответствии с Федеральным законом "Об осуществлении идентификации и (или) аутентификации физических лиц с использованием биометрических персональных данных, о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации";
— обеспечение информационного взаимодействия по предоставлению органами и организациями аналитических данных для принятия управленческих решений.
4.2. Операторы ЭДО
Оператор электронного документооборота оказывает услуги по организации обмена документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи:
— в рамках исполнения организациями и (или) индивидуальными предпринимателями обязанности по получению счетов-фактур, в том числе корректировочных счетов-фактур, при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости в соответствии с пунктом 1.2 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации;
— в рамках исполнения налогоплательщиками, плательщиками сборов, плательщиками страховых взносов, налоговыми агентами обязанности по представлению налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган, в соответствии с пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса Российской Федерации;
— в рамках иных направлений взаимодействия хозяйствующих субъектов друг с другом и с государственными органами.
Требования к оператору электронного документооборота утверждены приказом ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ "Об утверждении требований к оператору электронного документооборота".
Сведения об операторах электронного документооборота, прошедших процедуру проверки на соответствие требованиям к оператору электронного документооборота, утвержденным приказом ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ "Об утверждении требований к оператору электронного документооборота" содержатся в Реестре операторов электронного документооборота.
Процедура формирования и ведения реестра юридических лиц, являющихся организациями, оказывающими услуги по обмену документами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи определена в Положении о Реестре операторов электронного документооборота, утвержденным приказом ФНС России от 29.10.2021 N ЕД-7-26/936@ "Об утверждении Положения о Реестре операторов электронного документооборота".
Для подачи заявления о внесении изменений в Реестр операторов электронного документооборота (в том числе для включения в Реестр или исключения из Реестра) возможно воспользоваться Сервисом по формированию и представлению заявления в электронной форме в соответствии с приказами ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@ и от 29.10.2021 N ЕД-7-26/936@.
4.3. Внутренний ЭДО
Организации могут самостоятельно организовать электронный документооборот в собственной работе, используя подходящее программное обеспечение — системы внутреннего электронного документооборота, в случаях, не противоречащих законодательству Российской Федерации.
4.4. Документооборот между государственными информационными системами и бизнесом
Электронный документооборот организуется операторами государственных информационных систем — государственными уполномоченными органами или уполномоченными организациями. Требования к составу данных и порядку обмена электронными документами устанавливаются соответствующими нормативно-правовыми актами. При определении соответствующих требований, приоритетными являются требования, установленные уполномоченным органом в целях контроля или реализации других полномочий таких органов, и в меньшей степени зависят от возможного применения информации из электронных документов другими государственными органами. Что, в свою очередь, накладывает определенные ограничения или приводит к дублированию информации в различных документах.
На сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС РФ) имеются сведения:
"Электронный документооборот":
🌎 https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/el_doc/
"Cценарии внедрения электронного документооборота":
🌎 https://www.nalog.gov.ru/rn77/edo_scenario/
Рубрики:
Советуем прочитать
- Оператор электронного документооборота
- Российская организация, осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи и обладающая достаточными технологическими, техническими, кадровыми и правовыми возможностями для осуществления данной деятельности.
- Электронная подпись
- Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
- Электронный документооборот (термины)
- Термины в сфере "электронного документооборота" определены в пункте 2.1. "Термины и определения" "Методических рекомендаций по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций Российской Федерации" (утв. ФНС России).
- Электронный счет-фактура
- Счет-фактура, применяемый для расчетов НДС, оформленный в электронной форме.