Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Оглавление
О командировках
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).
Служебная командировка регулируется статьями 166, 167, 168 ТК РФ.
Порядок направления работников в командировку регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Работник направляется в служебную командировку по письменному распоряжению работодателя. Для оформления такого распоряжения можно использовать унифицированную форму N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или форму N Т-9а, при направлении в командировку нескольких работников (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Но, допускается применять и разработанную смостоятельно форму такого распоряжения.
При направлении работника в служебную командировку ему выплачивается доход, исходя из среднего заработка, а также производится возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Особенности направления работников в служебные командировки определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Так, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Законодательством не установлен максимальный срок служебной командировки, а также нет ограничений по периодичности командировок. Письмо Роструда от 24.05.2024 N ПГ/10179-6-1 указывает, что такие ограничения могут быть определены локальным нормативным актом, коллективным и (или) трудовым договором (статьи 8, 9, часть четвертая статьи 57 ТК РФ).
Срок командировки
Срок командировки определяется работодателем, исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные.
Правила определения срока командировки указаны в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки:
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Пример
Работник отправляется в командировку на поезде, который отходит 1 июня в 23.30.
Днем начала командировки считается 1 июня и работодатель обязан выплатить работнику суточные за весь этот день.
Если работник выезжает в командировку в выходной день или прибывает из командировки в выходной день, то ему полагаются компенсации, как за работу в выходной день (решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663).
В общем случае, за работу в выходной день работнику полагается компенсация, по его выбору, либо минимум в двойном размере либо в одинарном размере, но с отгулом (ч. 1, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ).
Правила определения фактического срока командировки указаны в п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки:
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2020 г. N 1853 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Налогообложение командировочных расходов
Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.
Документально подтвержденные командировочные расходы работника не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами (в пределах установленных норм) и признаются расходом по налогу на прибыль.
Налог на прибыль организаций
По налогу на прибыль, прочими расходами признаются расходы на командировки, в частности на (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)):
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
— суточные или полевое довольствие;
— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
То есть, по налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем.
НДФЛ
По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.
Страховые взносы
Суточные не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, установленных для НДФЛ пунктом 3 статьи 217 НК РФ:
— не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
— не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
На это указывает п. 2 ст. 422 НК РФ.
Суточные не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев (взносы на травматизм) в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Для взносов на травматизм норматива для обложения не установлено.
Документальное оформление командировок
Командировочные расходы могут подтверждаться документами:
— документы, подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника);
— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.);
— отчет командированного работника о выполненном задании в произвольной форме.
До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.
С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.
Однодневные командировки
Особенность однодневных командировок по России в том, что по таким командировкам суточные не выплачиваются. Так, п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 определяет:
"При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются".
Если однодневная командировка осуществляется за пределы РФ, то суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных, установленных работодателем для загранкомандировок (ст. п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Работодатель вправе выплачивать дополнительное вознаграждение по таким командировкам, но тогда такое вознаграждение не признается суточными.
Суточные, выплаченные при однодневной загранкомандировке:
— не облагаются НДФЛ в пределах установленного норматива пунктом 3 статьи 217 НК РФ — 2500 руб. (Письмо Минфина от 01.03.2013 N 03-04-07/6189);
— не облагается страховыми взносами в размере, не превышающем 50% от суммы суточных, установленных работодателем для загранкомандировок (ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 07.06.2022 N 03-04-05/53719).
Практические ситуации
Является ли командировкой направление работника в подразделение работодателя, расположенное в другом городе?
Да, направление работника в подразделение работодателя, расположенное в другом городе (населенном пункте), признается командировкой.
Абзац 2 пункта 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки указывает:
Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Является ли командировкой служебные поездки дистанционного работника к работодателю, расположенному в другом городе?
Да, служебные поездки дистанционного работника к работодателю, расположенному в другом городе (населенном пункте), признаются командировками.
Так, Письмо Роструда от 15.07.2021 N ПГ/19582-6-1 разъясняет:
При дистанционной работе работник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (часть первая статьи 312.1 ТК РФ).
Местом работы дистанционного работника является место его нахождения (место исполнения трудовых обязанностей). С учетом позиции Верховного Суда Российской Федерации, приведенной в Обзоре, утвержденном 26 февраля 2014 года, представляется достаточным конкретизировать место работы до населенного пункта.
Направление дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, является командировкой (часть третья статьи 312.6 ТК РФ).
Однако по смыслу статьи 57 ТК РФ под местом работы, которое обязательно должно быть указано в трудовом договоре, следует понимать именно населенный пункт, а все более детальные уточнения адреса работодателя являются условием трудового договора о рабочем месте, а не о месте работы.
Поэтому, полагаем, поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не является.
О периодичности и продолжительности командировок.
Письмо Роструда от 24.05.2024 N ПГ/10179-6-1 разъяснило:
Трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, не установлены ограничения периодичности направления работника в командировки и их продолжительности.
Полагаем, что указанные ограничения могут быть определены локальным нормативным актом, коллективным и (или) трудовым договором (статьи 8, 9, часть четвертая статьи 57 ТК РФ).
Минфин: оплата командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов облагается НДФЛ? >
Министерство финансов Российской Федерации (Минфин РФ) разъяснило, что оплата командированному работнику стоимости услуг бизнес-залов в аэропортах и железнодорожных вокзалах облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) (Письмо Минфина России от 18.08.2023 N 03-04-05/78036).
Об отличии однодневной командировки от работы с разъездным характером >
Специалисты Минтруда России разъяснили (в письме для правовой системы Консультант плюс) отличие однодневной командировки от работы с разъездным характером. (Письмо Минтруда России от 02.09.2020 N 14-2/ООГ-14185).
Нормативка
Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечения)
Статья 166. Понятие служебной командировки
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Направление инвалидов в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных органов субъектов Российской Федерации, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Рубрики:
Советуем прочитать
Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?
Как подтвердить дату начала и окончания командировки?
- Вахтовый метод
- Особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания.
- Взносы на травматизм
- Обязательные взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые уплачивают работодатели.
- Командировочные расходы
- Расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.
- Полевое довольствие
- Компенсационная выплата, выплачиваемая работнику работодателем в связи с работой в полевых условиях или участием в работах экспедиционного характера.
- Разъездной характер работ
- Работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
- Средняя заработная плата (Средний заработок)
- Сумма среднего заработка, рассчитываемая на основании статьи 139 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Суточные
- Компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время служебной командировки.