Какими документами подтверждаются представительские расходы?

Вопрос

Какими документами подтверждаются представительские расходы?

Ответ

Обычно, комплект подтверждающих представительские расходы документов состоит из:

Документы, оформляемые до мероприятия:

— Приказ о проведении представительского мероприятия;

— Программа представительского мероприятия;

— Смета представительских расходов.

Документы, оформляемые после мероприятия:

— Отчет о представительских расходах;

— Первичные документы, подтверждающие затраты (чеки ККТ);

— Авансовый отчет.

Отчет о представительских расходах

Разъяснение

НК РФ не устанавливает особого порядка документирования представительских расходов. В то же время, эти расходы изначально конфликтны, так как в их составе, прежде всего, продукты питания, алкогольные и безалкогольные напитки. Соответственно, состав подтверждающих документов должен подтверждать тот факт, что расходы связаны с официальным приемом других организаций или заседания совета директоров (иного руководящего органа).

Обычно, комплект подтверждающих представительские расходы документов состоит из:

Документы, оформляемые до мероприятия:

— Приказ о проведении представительского мероприятия;

— Программа представительского мероприятия;

— Смета представительских расходов.

Документы, оформляемые после мероприятия:

— Отчет о представительских расходах;

— Первичные документы, подтверждающие затраты (чеки ККТ);

— Авансовый отчет.

Отчет о представительских расходах

Среди указанных выше подтверждающих документов, одним из самых важных, является "Отчет о представительских расходах". Этот документ должен подтверждать деловую цель мероприятия, содержать сведения о реальности проведенного мероприятия.

Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 "О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы" указывает:

... поскольку в отношении представительских расходов главой 25 Кодекса не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов" указывает близкий вывод:

... помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

Учитывая изложенное, в целях устранения избыточных требований о подтверждении представительских расходов, ФНС России поручает довести до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков настоящее письмо с позицией Министерства финансов Российской Федерации.

Учитывая важность Отчета о представительских расходах, в нем рекомендуется указывать:

— дату и место проведения представительского мероприятия;

— цель представительского мероприятия;

— результаты, достигнутые по итогам мероприятия;

— список приглашенных физлиц, организаций и их представителей, принимавших участие в мероприятии;

— список сотрудников организации, участвовавших в мероприятии;

— вид и сумму расходов.

Рубрики:

Консультации

Налог на прибыль организаций

Советуем прочитать

Представительские расходы - расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.