Представительские расходы — расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Комментарий
Термин "представительские расходы" встречается в налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ), но это понятие применяется и в бухгалтерком учете.
Так, НК РФ предусматривает, что к прочим расходам (для налога на прибыль организаций), связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Там же устанавливается, что порядок признания представительских расходов определен в пункте 2 ст. 264 НК РФ.
Пункт 2 ст. 264 НК РФ более подробно определяет, что входит в состав представительских расходов, а также устанавливает норматив для их признания. Так, указывается:
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание (независимо от места проведения указанных мероприятий):
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
К представительским расходам относятся расходы на:
— проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
— буфетное обслуживание во время переговоров,
— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Пример
По итогам 1-го полугодия сумма расходов на оплату труда составила 100 млн. рублей.
Соответственно, норматив представительских расходов 4 млн. рублей.
Если фактические суммы представительских расходов превышают 4 млн. рублей, то сумма превышения не признается расходом по налогу на прибыль.
Так, если представительские расходы за 1-е полугодие составили 5 млн. рублей, то организация вправе признать только 4 млн. представительских расходов.
Иногда споры возникают по поводу возможности отнесения на расходы затрат на приобретение алкогольных напитков. Министерство финансов Российской Федерации (Минфин РФ) в письмах (Письмо Минфина РФ от 22.01.2019 N 03-03-06/1/3120, Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176) указывает, что расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, могут признаваться представительскими расходами.
Есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков по этому вопросу (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012, Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2 по делу N А60-2408/2010-С6, Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу N А48-2871/08-18, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 по делу N А56-15358/2007).
Дата признания расхода
Датой осуществления представительских расходов (для налога на прибыль организаций) признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Документальное подтверждение расходов
НК РФ не устанавливает особого порядка документирования представительских расходов. В то же время, эти расходы изначально конфликтны, так как в их составе, прежде всего, продукты питания, алкогольные и безалкогольные напитки. Соответственно, состав подтверждающих документов должен подтверждать тот факт, что расходы связаны с официальным приемом других организаций или заседания совета директоров (иного руководящего органа).
Обычно, комплект подтверждающих представительские расходы документов состоит из:
Документы, оформляемые до мероприятия:
— Приказ о проведении представительского мероприятия;
— Программа представительского мероприятия;
— Смета представительских расходов.
Документы, оформляемые после мероприятия:
— Отчет о представительских расходах;
— Первичные документы, подтверждающие затраты (чеки ККТ);
— Авансовый отчет.
Отчет о представительских расходах
Среди указанных выше подтверждающих документов, одним из самых важных, является "Отчет о представительских расходах". Этот документ должен подтверждать деловую цель мероприятия, содержать сведения о реальности проведенного мероприятия.
Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 "О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы" указывает:
... поскольку в отношении представительских расходов главой 25 Кодекса не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов" указывает близкий вывод:
... помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 Кодекса.
Учитывая изложенное, в целях устранения избыточных требований о подтверждении представительских расходов, ФНС России поручает довести до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков настоящее письмо с позицией Министерства финансов Российской Федерации.
Учитывая важность Отчета о представительских расходах, в нем рекомендуется указывать:
— дату и место проведения представительского мероприятия;
— цель представительского мероприятия;
— результаты, достигнутые по итогам мероприятия;
— список приглашенных физлиц, организаций и их представителей, принимавших участие в мероприятии;
— список сотрудников организации, участвовавших в мероприятии;
— вид и сумму расходов.
НДС по представительским расходам
Особенность вычета НДС по представительским расходам в том, что к вычету можно принять только НДС, в пределах норматива для признания расходов по налогу на прибыль. Если часть представительских расходов превышает норматив по налогу на прибыль, то с суммы превышения таких расходов НДС к вычету не принимается (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Пример
Затраты на представительские расходы в I квартале составили 120 000 руб. (в том числе НДС 20 000 руб.). Соответственно, сумма таких затрат без НДС: 100 000 руб.
Во II квартале представительских расходов не было.
Расходы на оплату труда нарастающим итогом с начала года составили:
за I квартал – 1 000 000 руб.;
за полугодие – 3 000 000 руб.
Норматив представительских расходов, которые можно учесть для налога на прибыль, составляет:
в I квартале - 40 000 руб. (1 000 000 руб. x 4%);
За полугодие – 120 000 руб. (3 000 000 руб. x 4%).
В I квартале:
Учитывается, как расходы для налога на прибыль, сумма затрат, в пределах норматива 40 тыс. рублей. Соответственно, к вычету можно заявить НДС в сумме 8 000 руб. (40 000 руб. x 20%).
В декларации по налогу на прибыль за 1 квартал налогоплательщик отражает сумму представительских расходов 40 000 рублей.
В декларации по НДС за 1 квартал налогоплательщик отражает вычет НДС с представительских расходов 8 000 рублей.
По итогам полугодия:
Неиспользованный остаток затрат на представительские расходы в размере 60 000 руб. (100 000 руб. - 40 000 руб.) учитывается для налога на прибыль, так как норматив затрат (120 000 руб.) превышает фактические затраты (100 000 руб.).
В декларации по налогу на прибыль за полугодие налогоплательщик отражает сумму представительских расходов 100 000 рублей (нарастающим итогом с начала года).
Во 2-м квартале налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС в размере 12 000 руб. с остатка суммы представительских расходов (60 000 руб. x 20%).
В декларации по НДС за 2 квартал налогоплательщик отражает вычет НДС в сумме 12 000 рублей с представительских расходов.
Бухгалтерский учет представительских расходов
Представительские расходы в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности.
Если целью мероприятия является увеличение объема продаж, то расходы учитываются в качестве коммерческих (дебет счета 44 «Расходы на продажу»).
Если целью мероприятия является поддержание делового сотрудничества, то расходы могут быть учтены как управленческие (счет 26 «Общехозяйственные расходы»).
Основание: п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н)..
Рубрики:
Советуем прочитать
Какими документами подтверждаются представительские расходы?
Можно ли затраты на алкоголь учесть как представительские расходы?
- Налог на прибыль организаций
- Федеральный налог, который предусмотрен статьей 13 налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) и регулируется главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.