Представительские расходы

Представительские расходы — расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Комментарий

Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) предусматривает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Тем же пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ устанавливается, что порядок признания представительских расходов определен в пункте 2 ст. 264 НК РФ. 

Пункт 2 ст. 264 НК РФ более подробно определяет, что входит в состав представительских расходов, а также устанавливает норматив для их признания.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. 

Пример

По итогам 1-го полугодия сумма расходов на оплату труда составила 100 млн. рублей.

Соответственно, норматив представительских расходов 4 млн. рублей.

Если фактические суммы представительских расходов превышают 4 млн. рублей, то сумма превышения не признается расходом по налогу на прибыль.

Так, если представительские расходы за 1-е полугодие составили 5 млн. рублей, то организация вправе признать только 4 млн. представительских расходов.

 

Состав представительских расходов следующий (п. 2 ст. 264 НК РФ):

Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. 

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Иногда споры возникают по поводу возможности отнесения на расходы затрат на приобретение алкогольных напитков. Минфин РФ в письме Минфина РФ от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 указывает, что расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, могут признаваться представительскими расходами. Есть и судебные решения в пользу налогоплательщиков по этому вопросу (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012, Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2 по делу N А60-2408/2010-С6, Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 по делу N А48-2871/08-18, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 по делу N А56-15358/2007).

 

Дата признания

Датой осуществления представительских расходов признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 

Документальное подтверждение представительских расходов 

НК РФ не устанавливает особого порядка документирования представительских расходов. В то же время, эти расходы изначально конфликтны, так как в их составе, прежде всего, продукты питания, алкогольные и безалкогольные напитки. Соответственно, состав подтверждающих документов должен подтверждать тот факт, что расходы связаны с официальным приемом других организаций или заседания совета директоров (иного руководящего органа).

Обычно, комплект подтверждающих представительские расходы документов состоит из:

Отчет о представительских расходах - в отчете указывется цель проведенного мероприятия, достигнутые результаты (если есть);

Авансовый отчет

Первичные документы, подтверждающие затраты (счета организаций общественного питания; чеки ККМ; договора на оказание транспортных услуг, услуг переводчика, акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные документы).

 

До 2015 года налоговые органы требовали для подтверждения расходов дополнительно программу мероприятия, смету представительских расходов. Но с 2015 года разъяснениями Минфина РФ и ФНС РФ эти документы были признаны необязательными (Письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 "О документальном подтверждении представительских расходов", Письмо Минфина РФ от 10 апреля 2014 года № 03-03-РЗ/16288 «О подтверждении представительских расходов»).

 

НДС по представительским расходам

Особенность вычета НДС по представительским расходам в том, что к вычету можно принять только НДС, в пределах норматива для признания по налогу на прибыль. Если часть представительских расходов превышает норматив по налогу на прибыль, то с суммы превышения таких расходов НДС к вычету не принимается (п. 7 ст. 171 НК РФ).

На условиях указанного выше примера, когда организация понесла 5 млн. представительских расходов, а норматив по налогу на прибыль 4 млн. рублей, НДС к вычету может быть принят с 4 млн. рублей таких расходов.

Дополнительно

Какими документами подтверждаются представительские расходы?

Можно ли затраты на алкоголь учесть как представительские расходы?

Расход

Словари:

Словарь

Налоговый словарь

Словарь бухучета

Юридический словарь

Словарь инвестора