Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время служебной командировки.
Комментарий
Суточные регулируются статьей 168 "Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой" Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).
Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом. Для государственных и муниципальных служащих сумма суточных определяется нормативными актами Правительства Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований (ст. 168 ТК РФ).
Суммы суточных определяются отдельно для командировок по территории Российской Федерации и на территории иностранных государств (п. 17 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Для зарплатных налогов (страховые взносы и НДФЛ) установлен норматив размера суточных. Выплаты в пределах этого норматива не облагаются этими налогами, а сверх — облагаются.
Смысл выплаты суточных в том, чтобы покрыть работнику расходы, которые связаны с нахождением вне места его жительства и прямо не связанные с деятельностью организации. Такими расходами являются, прежде всего, расходы на питание работника.
Суточные выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Пример
Работник направляется в командировку сроком 10 календарных дней.
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные по нормам, утвержденным в организации.
В случае командирования сотрудника на территории иностранных государств, установлены следующие правила (Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):
18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств.
Организация обязана компенсировать работнику и иные расходы, которые связаны с командировкой и подтверждены документами (транспортные расходы, расходы на проживание работника и т.д.). Такие расходы компенсируются отдельно от суточных (на основании утвержденного авансового отчета).
Срок командировки
Срок командировки определяется работодателем, исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные.
Правила определения срока командировки указаны в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки:
Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
Пример
Работник отправляется в командировку на поезде, который отходит 1 июня в 23.30.
Днем начала командировки считается 1 июня и работодатель обязан выплатить работнику суточные за весь этот день.
Если работник выезжает в командировку в выходной день или прибывает из командировки в выходной день, то ему полагаются компенсации, как за работу в выходной день (решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 N ГКПИ2002-663).
В общем случае, за работу в выходной день работнику полагается компенсация, по его выбору, либо минимум в двойном размере либо в одинарном размере, но с отгулом (ч. 1, 4 ст. 153, ч. 2 ст. 290 ТК РФ).
Правила определения фактического срока командировки указаны в п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки:
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2020 г. N 1853 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
Налогообложение суточных в командировках
Расходы
Для налога на прибыль организаций, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)).
НДФЛ
По НДФЛ сумма суточных ограничена нормативом — 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей для загранкомандировок (абз. 12 – 14 п. 1 ст. 217 НК РФ).
Выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ.
Страховые взносы
Суточные облагаются страховыми взносыми (как и НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Пример
Работник направляется в командировку сроком 10 календарных дней по России.
За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные в размере 1000 рублей.
Суточные полностью учитываются в расходах для налога на прибыль.
Суточные сверх норматива (300 рублей в день) облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Суточные не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев (взносы на травматизм) в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте организации (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Для взносов на травматизм норматива для обложения не установлено.
Суточные для работников с разъездным характером работ
Суточные могут выплачиваться не только работникам, которые направлены в командировку, но и работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (водители, экспедиторы, торговые агенты и т.д.).
Статья 168.1. "Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера" ТК РФ указывает:
"Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Нормы суточных в этом случае, для целей НДФЛ и страховых взносов определены в абз. 14 п. 1 ст. 217 НК РФ:
При выплате работодателями в соответствии с законодательством Российской Федерации сумм суточных или полевого довольствия работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, и работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, а также надбавки за вахтовый метод работы взамен суточных лицам, выполняющим работы вахтовым методом, за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты и за фактические дни нахождения в пути от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места выполнения работы и обратно доходы в виде указанных в настоящем абзаце выплат в размере не более 700 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) на территории Российской Федерации и не более 3500 рублей за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами Российской Федерации не подлежат налогообложению.
Рубрики:
Советуем прочитать
Как подтвердить дату начала и окончания командировки?
Полевое довольствие - компенсационная выплата, выплачиваемая работнику работодателем в связи с работой в полевых условиях или участием в работах экспедиционного характера.
- Взносы на травматизм
- Обязательные взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые уплачивают работодатели.
- Коллективный договор
- Правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
- Локальные нормативные акты
- Документы работодателей, содержащие нормы трудового права (положения, правила и т.п.).
- Разъездной характер работ
- Работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
- Служебная командировка
- Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.